Zo brief je een tekstschrijver voor het beste resultaat

Om de zoveel tijd zit er eentje in onze inbox. Een mail met twee zinnen input, en met als afsluiting: ‘Maak er maar iets moois van!’ Dat is vrij uitdagend kunnen we verklappen. Daarentegen is een compleet epistel van zes A4’tjes aan input ook weer verre van ideaal. Dus de vraag is: hoe maak je de ideale briefing voor een tekstschrijver?

Een goede tekst begint met een goede briefing. Hoe beter wij weten wat jij voor ogen hebt, hoe beter we daarop kunnen inspelen. ‘Ja duh!’, denk je vast. Toch gebeurt het nog regelmatig dat we de telefoon moeten pakken voor een waar kruisverhoor over zaken als doelgroep, doel, soort tekst en niet te vergeten: inhoud.

Om ervoor te zorgen dat tekstschrijvers sneller voor je aan de slag kunnen, doen we in dit blog uit de doeken welke vragen je jezelf kunt stellen om tot een goede briefing te komen.

1 – Wat heb je nodig?

Webteksten, blogs, artikelen voor een magazine, scripts voor een video – zo kunnen we nog wel even doorgaan. Er bestaan teksten in alle soorten en maten. Iedere tekst heeft zijn eigen opbouw en ‘regels’. In een blog probeer je over het algemeen de kennis van de schrijver over te brengen, terwijl je een webtekst vooral informatief (met een vleugje commercie) insteekt. Hoe duidelijker je aangeeft wat voor soort tekst je nodig hebt, hoe beter tekstschrijvers rekening kunnen houden met de opbouw en regels van de tekstsoort.

Belangrijke extra tip: heb je een webtekst nodig – of een tekst voor een ander online kanaal – en heb je een zoekwoordenonderzoek gedaan? Laat jouw copywriter dan ook weten welke zoekwoorden in de tekst terug moeten komen!

2 – Hoe lang mag de tekst zijn?

Wij geloven er heilig in dat een tekst zo lang of kort mag zijn als nodig is. Mits – en dit is cruciaal – het interessant blijft voor de lezer. Maar toch: als het goed is, heb jij al een beeld van waar de tekst moet verschijnen. Bijvoorbeeld op je website of in een gedrukt magazine. Als daar een maximaal aantal woorden aan verbonden is, is het handig om dat in je briefing te communiceren. Overigens is het ook fijn om te weten als er geen maximum is, dan kan een tekstschrijver los 😉

3 – Wie gaat de tekst lezen?

Hoe beter copywriters weten wie de tekst gaat lezen, hoe preciezer ze de tekst op die lezer kunnen afstemmen. Zaken als de tone of voice, het taalniveau en de tekstlengte stemmen tekstschrijvers heel nauwkeurig af op de doelgroep van de tekst. Zo houden ze ook rekening met de voorkennis van de lezer.

Wanneer jouw tekstschrijver bijvoorbeeld een tekst over onderwijs schrijft voor docenten, hoeft hij of zij specifieke onderwijstermen niet toe te lichten. Als de tekstschrijver van die tekst een variant voor ouders en leerlingen maakt, legt hij of zij die termen juist wél uit en voegt misschien nog een extra voorbeeld toe. Laat jouw tekstschrijver daarom altijd weten wie de doelgroep van de tekst is.

4 – Wat wil je met de tekst bereiken?

Jouw tekst heeft een heel specifiek doel. Je wil bijvoorbeeld informeren, verkopen, overtuigen, emotioneren of zelfs afschrikken. Wat je doel ook is: door helder te maken waar de tekst voor dient, kan een copywriter daar rekening mee houden. Bijvoorbeeld door technieken te gebruiken die tot actie aanzetten of door woorden te kiezen die emotie oproepen.

5 – Waar gaat de tekst over?

Laten we het over de inhoud hebben. Als een tekstschrijver iemand mag interviewen om de inhoud op te halen, hoef je in de briefing niet uitvoerig op de inhoud in te gaan. Wel is het prettig als je jouw tekstschrijver een globaal beeld geeft van de inhoud.

Vindt er geen interview plaats? Verzamel dan alle nuttige informatie die je hebt. Deel documenten over het onderwerp, stuur video’s toe, presentaties, artikelen of links naar meer informatie op je website. Alle informatie die je al in huis hebt over het onderwerp kan een tekstschrijver helpen om een goede nieuwe tekst te schrijven.

Wees er wel kritisch op dat de informatie die je toestuurt daadwerkelijk nuttig is. Want hoe meer tekstschrijvers moeten doorspitten, hoe langer ze over het schrijven van de tekst doen natuurlijk.

6 – Wie weet meer over de inhoud?

Als een tekstschrijver personen moet interviewen om input op te halen, is het handig om de namen, telefoonnummers en e-mailadressen van de te interviewen personen in je briefing te zetten. Zo kan een copywriter direct aan de slag met het inplannen van interviewafspraken en blijft de vaart er lekker in.

7 – Welke toon en stijl wil je aanhouden?

Mag een tekstschrijver helemaal los met wonderlijke woordspelingen? Of mag het allemaal wat zakelijker? Iedere tekst die je laat schrijven, moet idealiter passen bij de toon die je hanteert in de uitingen van jouw organisatie. Geef daarom in je briefing aan welke toon je wil hanteren.

Heb je een voorbeeld van een tekst die helemaal aansluit bij de stijl die je zoekt? Stuur ‘m dan zeker mee. Dat mag ook een tekst zijn van een andere organisatie. Heb je een stijlboek? Nog beter!

Uiteraard is dat niet bij élke tekst nodig. Als een tekstschrijver al jaren voor je werkt, heeft hij of zij de toon automatisch vast wel te pakken. Maar wil je een keer wat anders of probeer je een andere doelgroep aan te spreken, dan is het belangrijk dat je een copywriter daar duidelijk op instrueert en eventueel over mee laat denken.

8 – Wat is de deadline?

Een goede tekst schrijven, kost tijd. Zie het als een puzzel die een tekstschrijver moeten leggen, met de perfecte structuur, de juiste woorden en een fonkelende flow als puzzelstukjes. Daarom is het fijn als je aangeeft hoeveel tijd er is om een tekst te schrijven, ook als er geen harde deadline is. Dan weet je zeker dat je jouw tekst op tijd ontvangt, dat er voldoende ruimte is voor het geven en verwerken van feedback en dat je volgens planning aan de slag kunt met het inzetten ervan.

Een goede briefing voor een tekstschrijver op een rijtje

Een goede briefing versnelt het schrijfproces en vergroot de kans dat een tekst in één keer goed is. Daarom vind je hieronder in een overzichtelijk rijtje wat een tekstschrijver allemaal van je wil weten:

• De tekstsoort (en deel eventuele SEO keywords)
  Denk aan een webtekst, blog, script, voice-over, net wat je wil.
• Het aantal woorden
  Een ruwe schatting is prima.
• De doelgroep
  Managers, dokters, ouders? Zeg het maar!
• Het doel
  Moeten lezers iets downloaden, kopen, tussen de oren knopen of iets anders?
• De inhoud
  Waar moet de tekst over gaan?
• Contactgegevens van de te interviewen personen
  Naam, e-mailadres en telefoonnummer – dan kunnen we knallen!
• Toon en stijl
  Deftig, grappig, zakelijk, speels: alles kan.
• De deadline
  Wanneer wil je de tekst hebben?