Succesvol verslag doen van je zakelijke event? 5 tips die je helpen

Je stak veel tijd en moeite in de organisatie van een zakelijk event. En het resultaat mag er zijn: de opkomst was goed, de sessies waren interessant en de sfeer zat er goed in. Maar voor jou eindigt dit event niet als de laatste gast naar huis is. Je wilt het verhaal van de dag delen. Hoe zorg je ervoor dat je event ook na afloop impact maakt? In dit blog geven we je vijf tips om een eventreport te maken dat precies doet wat jij wilt: je event op de juiste wijze in de spotlight zetten.

Een zakelijk event is veel meer dan een gezellige borrel of een inspirerende presentatie. Je wilt impact maken. Door een nieuw product te lanceren, waardevolle inzichten te delen, je klantrelaties te versterken of je naamsbekendheid te vergroten. Maar hoe zorg je ervoor dat je het succes van je event vastlegt én deelt, ook met mensen die níet aanwezig waren?

Met een aftermovie breng je de sfeer van een event goed over, maar een geschreven eventreport gaat een stap verder. Daarmee kan je dieper ingaan op details, inzichten en belangrijke takeaways. Bovendien kun je een verslag makkelijk delen, bewaren en later nog eens raadplegen. Maar waar moet je op letten als je zo’n verslag maakt? We geven vijf tips.

1. Bereid je goed voor

Een goed verslag begint al vóór het event. Zorg dat je weet wat en wíe je wilt bereiken met het verslag. Is het bedoeld voor nieuwe klanten, bestaande relaties of allebei? Voor mensen die de dag wél, of juist niet bezocht hebben? En welke sessies of sprekers moeten zeker benoemd worden? Verzamel alvast wat achtergrondinformatie over je doelgroep, de sprekers en de inhoud van de sessies. Hoe meer je weet voordat het event begint, hoe makkelijker het wordt om de juiste dingen te benoemen.

2. Overdrijf niet

Natuurlijk is de toon van je verslag positief, je wilt namelijk overbrengen dat het een geslaagde dag was. Maar dit moet er niet te dik bovenop liggen. Leest je verslag als een reclamefolder? Dan haken lezers snel af. Beschrijf de sfeer en de inhoud op een manier waarop de lezer zélf kan concluderen dat het een interessant event was. Gebruik dus geen vage superlatieven zoals ‘een fantastische dag’ of ‘buitengewoon inspirerende sprekers’. Wek interesse en schrijf inspirerend, maar overdrijf het niet.

3. Zoek een haakje

Tijdens veel zakelijke events is er een lange lijst met sprekers en sessies. Als je dit allemaal in een verslag propt, kan het snel voelen als een droge opsomming. Maar een goed verslag komt pas tot leven als je een haakje vindt. Dit kan een overkoepelend thema zijn, een treffende uitspraak van de dagvoorzitter, of een opvallend detail op je eventlocatie. Zo’n haakje vormt de rode draad van je verslag. Dat maakt je verhaal niet alleen herkenbaar voor je bezoekers, maar ook veel aansprekender en interessanter om te lezen voor de mensen die níet aanwezig waren.

4. Houd het kort en bondig

Je evenement duurde waarschijnlijk een dagdeel, of zelfs een hele dag. Dat kan je nooit helemaal samenvatten in een tekst. Probeer dat dus ook niet. Als je iedere takeaway wilt benoemen en iedere spreker in de spotlights wilt zetten, wordt je tekst veel te lang. Voorkom dat je tekst een baksteen wordt: een lap tekst waar geen doorkomen aan is.

Leg jezelf dus wat regels op. Bijvoorbeeld door een maximale lengte van 900 woorden aan te houden. Door zinnen kort te houden. En door gebruik te maken van tussenkopjes, bullets of uitgelichte quotes. Dat maakt je tekst scanbaar en overzichtelijk, waardoor je lezer eerder geneigd is om verder te lezen. Kan je hierdoor niet alle informatie benoemen in je tekst? Dat is niet erg. Beter een compact eventreport dat wél gelezen wordt, dan een gedetailleerde lap tekst die direct in de prullenbak verdwijnt.

5. Zorg voor een heldere eindboodschap

Wat wil je dat je lezers doen na het lezen van je verslag? Je hebt waarschijnlijk een call to action in gedachten. Zorg dat je deze call to action formuleert voordat je het verslag gaat maken en niet andersom. Wil je bijvoorbeeld dat mensen zich direct inschrijven voor een volgend event van je organisatie? Dan kan je op subtiele wijze verwijzen naar belangrijke details die tijdens het event besproken zijn, maar die je niet specificeert in je verslag. Een beetje FOMO creëren kan geen kwaad.

Met deze vijf tips maak je van je eventreport een krachtig marketingmiddel dat ook na afloop van je event impact maakt. En kun je wel wat hulp gebruiken? Bij VeertienElf Media brengen we jouw event tot leven in een eventreport dat precies laat zien wat jouw organisatie uniek maakt. Neem contact op en laat ons je verhaal vertellen.