Zo pak je een groot tekstproject aan

Als projectleider van een groot tekstproject kan jij je voelen als een jongleur die vele bordjes tegelijk in de lucht houdt. Zo’n project is complex en uitdagend, en vraagt een andere aanpak dan opdrachten voor op zichzelf staande teksten. Je wil namelijk continu grip en overzicht houden binnen een groot tekstproject en voorkomen dat het qua tijd en kosten enorm uit de klauwen loopt. Hoe je dat aanpakt, lees je in dit blog.

Wanneer is een tekstproject groot?

Wat een groot project is, is natuurlijk een kwestie van gevoel. Maar als het niet meer in je hoofd of op een bierviltje past, is het groot. Als voor één project meer dan 10 teksten nodig zijn, vinden wij het in ieder geval een groot project. Dat kan van alles zijn. Denk bijvoorbeeld aan (e)books, magazines of websites.

Bij VeertienElf Media doorlopen we dan onderstaand stappenplan.

1. Inventarisatie
2. Projectflow
3. Briefing
4. Blauwdruk
5. Schrijven
6. Redigeren
7. Strik erom

Klaar voor de start

Voor grote tekstprojecten zijn de voorbereidende stappen van enorm belang, wil je alle borden hooghouden. Besteed hier dus voldoende tijd aan. En denk na over welk tekstbureau je in de arm neemt. Een bureau dat bekend is met jouw branche, werkt vaak sneller en beter dan schrijvers die zich nog volledig moeten verdiepen in jouw werk.

Bovendien is al vroeg tekst (en tekstschrijvers) meenemen in het ontwerp van een (e)book, magazine of website, een goed idee. Vaak zie je dat bedrijven veel tijd steken in design, gebruiksvriendelijkheid, kleuren, beelden en huisstijl. Tekst komt dan op een later moment. Dat brengt risico’s met zich mee: teksten kunnen in tijdnood raken wat de kwaliteit schaadt.

Stap 1 | Inventarisatie

Ieder tekstproject start met een inventarisatie. Voordat een schrijver meer kan zeggen over bijvoorbeeld kosten, moet de opdracht grotendeels duidelijk zijn.

• Welke teksten moeten allemaal geschreven worden?
• Wat voor soort teksten en typen content zijn het?
• Welke teksten mogen (her)gebruikt worden?
• Moet de positionering van het bedrijf terugkomen in de teksten?
• Werk je op basis van een template?
• Wat is de deadline? Houd hierin ruimte voor reviewtijd.

Voor teksten voor een website is nog wat meer input nodig:

• Hoeveel pagina’s op de website moeten worden geschreven?
• Hoeveel subpagina’s?
• Moet de werkenbij-site ook op de schop?
• Om hoeveel woorden gaat het?
• Wil je SEO in de teksten zoals keywords en meta description?

Op basis van deze inventarisatie van de opdracht krijg je een offerte met tijdraming. De daadwerkelijke tijd die nodig is voor elke tekst binnen het project kan hiervan afwijken: meer of minder. Vaak kun je die teksten tegen elkaar wegstrepen, daardoor komt de raming eigenlijk altijd uit.

Stap 2 | Projectflow

Is de offerte akkoord? Dan ga je de projectaanpak bespreken. Grote tekstprojecten lopen soepel als je zowel bij jou als bij het tekstbureau één contactpersoon hebt. Wie dat zijn, stem je bij deze stap af.

1 contactpersoon
Zo hebben twee personen in het project altijd het volledige overzicht. De contactpersoon (projectleider) aan jouw kant bundelt alle briefings, input en feedback. De contactpersoon aan de kant van het tekstbureau schakelt met alle (externe) tekstschrijvers, geeft briefings door, houdt de status bij en zet nieuwe versies door. Als je projectleden direct met elkaar laat schakelen, is het belangrijk dat ook de twee contactpersonen op de hoogte blijven.

1 organisatietool
De contactpersonen bepalen samen waar ze deze informatie delen. Mail is hiervoor een slecht idee. Alle informatie en bestanden belanden onoverzichtelijk en verspreid in een inbox. Daardoor heb je geen idee wat de laatste stand van zaken is. Bovendien moet je steeds op zoek naar informatie.

Denk eerder aan tools als Notion, Asana, Trello of Excel. Het belangrijkste hierbij is dat beide contactpersonen dit overzicht kunnen raadplegen, zodat zij op ieder moment de status van iedere afzonderlijke tekst kunnen zien. Zo ontstaat er één versie van de waarheid. Dat geeft overzicht en rust.

1 flow
Vervolgens bespreken de contactpersonen welke flow een tekst doorloopt, totdat hij akkoord is. Een handige flow per tekst is:

• Briefing
• Research en eventueel interview
• Versie 0 > feedback van collega-schrijver
• Versie 1 > feedback van marketing/projectleider
• Versie 2 > feedback van expert en eventueel andere mensen die hiernaar moeten kijken.
• Extra versies afhankelijk van feedback
• Definitieve versie

De definitieve versie is de versie waarop je akkoord geeft. Wie geeft dat akkoord? Is dat bijvoorbeeld altijd de projectleider? Of juist altijd de expert die de input gaf? Zorg dat dit helder is.

Stap 3 | Briefing

Tijd voor de briefing. Hier hebben we al eerder een uitgebreid blog over geschreven. In dat blog geven we 8 tips over hoe je de ideale briefing voor een tekstschrijver schrijft. Geef duidelijk aan:
1. …wat voor soort tekst je nodig hebt.
2. …hoe lang de tekst mag zijn.
3. …wie de doelgroep is.
4. …wat het doel is van de tekst.
5. …wat er qua inhoud in de tekst moet staan.
6. …wie de schrijver mag benaderen voor input.
7. …welke toon de tekst moet hebben.
8. …wanneer de deadline is.

Daar voegen we een paar specifieke tips voor een website aan toe. Voor de algemene briefing voor een hele site, is het waardevol om de volgende zaken in de briefing op te nemen:

• Het wireframe van de site: hoe zijn de verschillende soorten pagina’s opgebouwd?
• De sitemap: hoe is de website opgebouwd?
• De eventuele invloed van een CMS op de teksten
• Teksten die op meerdere plekken op de site terugkomen
• Een overkoepelend thema voor de site

Naast een algemene briefing voor het hele project, brief je ook per contentitem. Hierin staat waar het tekstbureau de input mag halen, of die teksten kan hergebruiken en wat de call-to-action is. Mogelijk stel je per item een expert aan die over dat specifieke onderwerp input en feedback geeft.

Volgen alle teksten een vaste opbouw, vanuit een soort blauwdruk? Dan kan de expert alvast vanuit die structuur nadenken over de input. Het is bijvoorbeeld waardevol als de expert de briefing al toespitst op vijf punten die belangrijk zijn.

Stap 4 | Blauwdruk

Het is aan de schrijvers. Met jouw uitgebreide briefing kunnen zij aan de slag met de eerste versie van hun teksten. Toch zetten wij een extra stap tussen briefing en schrijven: de blauwdruk. Soms blijken bepaalde punten uit de briefing toch niet helemaal duidelijk of interpreteert de schrijver input net anders dan jij bedoelt.

Je wil voorkomen dat die miscommunicatie doorsijpelt in alle teksten. Eerst 40 pagina’s ontvangen en dan op al die pagina’s dezelfde feedback geven, is verre van ideaal. Vraag daarom eerst om één of enkele teksten. Bestudeer deze teksten zorgvuldig en geef uitgebreid feedback. Zijn de teksten na één of twee rondes polijsten perfect? Mooi. Dan dienen deze teksten als blauwdruk voor de rest van de content. Zo voorkom je onnodig dubbel werk en zorg je dat de flow voor de overige teksten soepeler loopt.

Stap 5 | Schrijven

Is de projectflow, briefing en blauwdruk helder? Dan pakt het tekstbureau door. Per contentitem volg je nu de afgesproken projectflow.

Het is van groot belang dat de vaste contactpersoon vanuit jouw organisatie en de contactpersoon van het tekstbureau tijdens het schrijven regelmatig even evalueren. Lopen sommige teksten of briefings vertraging op? Bevatten de briefings genoeg input?

Tijdens de briefing heb je al besproken of het tekstbureau een template moet volgen. Is er geen template, dan stemt de contactpersoon van het tekstbureau met zijn schrijvers onderling een aanpak af. Voor eenheid en efficiëntie. Het is namelijk zonde van ieders tijd als een schrijver drie uur iemand interviewt over zaken die niet terugkomen in de tekst.

Stap 6 | Redigeren

Stap 6 valt grotendeels samen met stap 5. Iedere keer als een versie van een tekst af is, kijkt een andere schrijver de tekst na. De geredigeerde versie gaat naar jouw contactpersoon voor terugkoppeling. Die contactpersoon belegt de tekst intern bij de personen van wie feedback nodig is, zoals bedacht in stap 2. Minstens twee andere personen dan de auteur kijken dus naar elke tekst.

Bij een groot tekstproject is de andere schrijver die feedback geeft zoveel mogelijk dezelfde persoon, waarschijnlijk het aanspreekpunt vanuit het tekstbureau. Zo borgt die contactpersoon de tone of voice van het hele project. Is er feedback op een tekst die voor meer content geldt, dan ziet de contactpersoon dat dankzij het overzicht op het project.

Stap 7 | Strik erom

Zijn alle contentitems akkoord, zoals de contactpersonen dat in stap 2 hebben afgesproken? Evalueer dan nog eens aan het einde van het project wat je van het verloop vond.

Is alles naar wens? Dan een strik erom.

Onze ervaring is dat doordat je aan de voorkant goed nadenkt en afspraken maakt, je grip en overzicht op zo’n groot tekstproject houdt. Zo loopt jouw grote tekstproject soepel en overzichtelijk en rond je het project succesvol af.

 

Foto: Pexels / Ketut Subiyanto